De algemene vergadering van een vzw moet minstens één keer per jaar samen komen al kan zijn dat de statuten meerdere bijeenkomsten verplichten. 

Om tijdes de vergadering geldige beslissingen te nemen, hou je best rekening met enkele basisregels.

Wie zetelt in de algemene vergadering?

De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden van de vzw. De statuten van de vzw bepalen wie lid mag worden en hoe je dat dan doet.

Alle leden van de vzw (en dus van de algemene vergadering) moeten worden bijgehouden in het intern ledenregister. Nieuwe leden of leden die hun lidmaatschap opzeggen moeten binnen de acht dagen in het register worden toegevoegd of verwijderd. Dit ledenregister wordt bijgehouden op de maatschappelijke zetel en kan worden ingekeken door leden.

Je kan nooit automatisch lid worden van een algemene vergadering. Het is dus fout om zomaar te zeggen dat alle vrijwilligers lid zijn. Ook minderjarigen kunnen geen deel uitmaken van een algemene vergadering, tenzij hun ouders hiervoor een akkoord geven.

De wet laat toe dat het bestuur van de vzw nieuwe leden aanvaardt, maar sommige vzw’s opteren ervoor dat het de rol is van de algemene vergadering om nieuwe leden te aanvaarden. 

Bestuurders moeten geen lid zijn van de vzw maar hebben dan geen stemrecht op de algemene vergadering. Ze mogen wel aanwezig zijn en hun bestuursactiviteiten verdedigen.

Mag je een online algemene vergadering houden?

Je mag van de wet een online algemene vergadering houden, ook al is dat niet voorzien in de statuten van je vzw. Het is aan het bestuur om te beslissen of dat kan.

Je mag verder leden op voorhand laten stemmen over iets, maar enkel als daarvoor een procedure is uitgewerkt in de statuten.

Hoe nodig je leden uit op de algemene vergadering en bepaal je de agenda?

Minstens vijftien kalenderdagen voor de algemene vergadering nodig je alle leden uit. Dezelfde termijn geldt ook voor een eventuele tweede algemene vergadering die volgt als er niet genoeg mensen aanwezig zijn op de eerste om te stemmen. Je mag de uitnodiging zowel per e-mail als per post versturen.

Bij de uitnodiging moet je steeds de agenda van de vergadering toevoegen. Aan deze agenda kunnen nadien nog agendapunten worden toegevoegd door de leden. 

De dag zelf echter kunnen er geen agendapunten meer toegevoegd worden. Dit kan enkel nog als elk lid aanwezig is op de vergadering en elk lid akkoord gaat met het extra agendapunt.

Hoeveel leden moet aanwezig zijn op de algemene vergadering om geldig te kunnen stemmen?

Bij een gewone algemene vergadering is er geen verplicht aantal aanwezigen, tenzij dit anders vermeld staat in de statuten.

Als je echter de statuten wilt wijzigen of een werkend lid wilt uitsluiten dan spreken we van een buitengewone algemene vergadering. In dat geval moet twee derde van de leden vertegenwoordigd zijn. 

Hoe vindt een stemming op een algemene vergadering plaats?

Gewone algemene vergadering

Tijdens een gewone algemene vergadering wordt als volgt gestemd:
  • Alle aanwezige of door volmacht vertegenwoordigde leden hebben gelijk stemrecht. 
  • Voor alle besluiten volstaat een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij dit anders in de statuten staat. Bij het tellen van de stemmen worden onthoudingen en ongeldige stemmen niet meegerekend.
  • Stemmen gebeurt doordat elk lid zijn keuze afroept, zijn hand opsteekt of, als minstens een derde van de leden erom vraagt, door geheime stemming. Het stemmen over personen is een uitzondering, want dat gebeurt altijd met een geheime stemming.
Wanneer er evenveel ja als nee-stemmen zijn, heb je twee mogelijkheden: ofwel wordt het voorstel verworpen ofwel is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Buitengewone algemene vergadering

Tijdens een buitengewone algemene vergadering wordt als volg gestemd:
  • Bij de wijziging van de statuten of de uitsluiting van een lid moet minstens twee derde van de vertegenwoordigde leden voor stemmen.
  • Bij de wijziging van het doel of bij ontbinding van de vzw moet minstens vier vijfde van de vertegenwoordigde leden voor stemmen.
Ook hier geldt dat onthoudingen en ongeldige stemmen niet worden meegerekend.

Hoe werk je met volmachten?

Je kan je als lid van de algemene vergadering steeds via een volmacht laten vertegenwoordigen. Dat betekent concreet dat je jouw visie en stemgedrag overdraagt aan iemand anders, die ze dan kan meedelen aan de andere aanwezigen. Jouw stem speelt zo mee in de eindbeslissing.

Om conflicten te vermijden, is het aan te raden een volmacht op papier te laten zetten.

Hoe maakt de algemene vergadering haar beslissingen bekend?

In de statuten moet staan waar de beslissingen te raadplegen zijn. Voorbeelden zijn een publicatie in een interne nieuwsbrief, publicatie op een online (afgeschermde) website en door opname in het verslag van de algemene vergadering dat ter inzage ligt op het secretariaat.

Zijn er andere formaliteiten?

  • Maak van iedere algemene vergadering een verslag en voeg er een besluitenlijst aan toe.
  • Leg dit verslag ter inzage op de maatschappelijke zetel van jouw initiatief.
  • Laat ieder verslag ondertekenen door de voorzitter van de vzw.
  • Neem de besluiten eventueel op in andere communicatiekanalen van jouw vereniging (nieuwsbrief, website…).