Van start met Penningmeester: Uitgaven (deel 2)

De BTW regels rond aankopen in andere EU landen verschillen tussen VZWs die vrijgesteld zijn van BTW en bedrijven die niet vrijgesteld zijn. Daarom deelden we hieronder de uitleg op per situatie

Buitenlandse leveranciers moeten op verschillende manieren factureren afhankelijk van uw BTW-vrijstellingsstatus. Wanneer u het BTW nummer van de VZW doorgeeft bij een aankoop gaan zijn er meestal direct van uit dat de VZW BTW plichtig is en factureren zijn op een verkeerde manier. <b>Daarom is de belangrijkste tip om te onthouden dat u het BTW nummer van de VZW best NIET doorgeeft bij aankopen in het buitenland.</b> Op deze manier wordt de VZW als particulier gefactureerd wat overeenkomt met de manier waarop u als BTW-vrijgestelde VZW moet worden gefactureerd.
 
 Wanneer de VZW correct gefactureerd wordt zal u merken dat er BTW vermeld staat op de factuur. Wanneer de VZW verkeerd gefactureerd werd zal u merken dat er geen BTW vermeld staat op de factuur + een vermelding "BTW verlegd" of "Intracommunautaire transactie"

Bij correcte facturatie is de ingave in Penningmeester eenvoudig: dit gebeurt op exact dezelfde manier als bij binnenlandse aankopen. Alleen kiest u nu als type leverancier "Bedrijf uit EU".

Mocht u toch verkeerd gefactureerd zijn dan probeert u best eerst een correct factuur te bekomen zonder "verlegging van BTW". Indien dit niet lukt kan u contact opnemen met ons en leggen wij u uit hoe deze aankoop toch correct te verwerking in Penningmeester. Spijtig genoeg zal dit o.a. betekenen dat u toch een bijzonder kwartaalaangifte zal moeten indienen en BTW op de aankoop storten aan de Belgische staat.

Wanneer de VZW bij een Belgische leverancier een aankoop doet zal deze leverancier BTW aanrekenen op de factuur en deze BTW aan de Belgische staat storten. Indien de VZW een BTW nummer heeft kan de VZW op haar beurt deze BTW dan terugkrijgen van de Belgische staat. Stel dat er nu BTW aangerekend zou worden op de factuur van een buitenlandse leverancier, dan zou de VZW deze niet kunnen terugtrekken van de Belgische staat omdat de leverancier die BTW niet aan België maar aan zijn land gestort heeft.

Om dit op te lossen hebben de EU landen onderlinge afspraken gemaakt. Bij verkoop aan een BTW plichtige in een ander EU land moet een leverancier geen BTW aanrekenen. Men spreekt hierbij van een intracommunautaire transactie. Bij intracommunautaire transacties moet niet de leverancier, maar de koper, de BTW storten aan zijn land. Op zijn beurt kan de koper de BTW die hij in theorie moet storten aan zijn land ook direct aftrekken in zijn BTW aangifte. Het resultaat is dus een vestzak-broekzak operatie waarbij de koper een bedrag excl. BTW aan de verkoper betaalt en verder niets. In de BTW aangifte leidt dit echter tot verschillende bedragen bij verschillende codes.

Hoe moet u zo'n transactie nu correct ingeven in Penningmeester? Op net dezelfde wijze als eender welke andere aankoop. Enkel moet u nu aanduiden dat de leverancier in een EU land buiten België ligt. De factuur van de verkoper zal een bedrag excl. BTW vermelden. Dit bedrag neemt u dan ook zo over in Penningmeester: EXCLUSIEF BTW. Het BTW tarief dat u selecteert is niet 0% omdat u nu BTW moet betalen aan de staat. Het BTW tarief blijft dus op 21% staan.

Wat als de VZW een factuur ontvangt waar toch BTW is op aangerekend? Dit is een fout van de leverancier. U contacteert hem best om een factuur zonder BTW te vragen. De buitenlandse BTW op buitenlandse facturen kan u nooit terugtrekken in België! Indien de leverancier weigert om een correcte factuur op te stellen dan moet u deze toch ingeven als een Intracommunautaire aankoop in de Belgische boekhouding van de VZW: u geeft het volledige bedrag op de factuur (incl. bijvoorbeeld Duitse BTW) in als het bedrag excl. Belgische BTW. Deze Duitse BTW is dus voor de Belgische boekhouding van de VZW geen BTW maar ze maakt wel deel uit van de uitgaven die in de jaarrekening getoond worden.

Bij de aankoop van diensten buiten Europa is het gefactureerde bedrag steeds als excl. BTW te beschouwen. (ook al vermeldt de factuur bepaalde belastingen en VAT). U voert de boeking net zo in als bij een aankoop binnen Europa met een BTW tarief dat niet 0% is maar 21%. (Indien de VZW vrijgesteld is van BTW mag je 0% gebruiken)

Wanneer de VZW goederen koopt van buiten de EU dan worden deze geïmporteerd en zullen de goederen langs de douane moeten gaan. Bij binnenkomst rekent de douane automatisch BTW aan die typisch wordt voorgeschoten door de vervoermaatschappij.

De factuur die u ontvangt van de buitenlandse leverancier bevat deze BTW dus niet en deze boek u daarom in tegen 0% BTW.

Daarnaast zal u in de meeste gevallen ook een factuur krijgen van de vervoermaatschappij die o.a. de voorgeschoten BTW bevat. Bij het berekenen van de BTW maakt de douane een schatting van de waarde van de goederen die niet altijd overeenkomt met de waarde op de factuur. Op de factuur van de vervoermaatschappij staat dus een BTW bedrag welke niet overeenkomt met een standaard BTW percentage. In dit geval selecteert u het blanco BTW % in Penningmeester waarna u in het veld daarnaast de BTW rechtstreeks in euro's kan ingeven zoals deze op de factuur vermeld staat.

Heeft u geluk en is uw levering door de mazen van het douane-net geglipt dan duidt u als BTW percentage 0% aan. De VZW heeft dan namelijk geen BTW betaald en kan dit ook niet terugtrekken.