Van start met Penningmeester in 6 lessen

Met Penningmeester voer je een vereenvoudigde boekhouding. Dit betekent dat al de ontvangsten en uitgaven van uw vzw dagelijks moeten worden bijhouden. Daarnaast moet er ook één keer per jaar een inventaris worden opstellen. Dit is een lijst van alle bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen die de vzw heeft.

Een vzw kan verschillende soorten ontvangsten hebben: lidgelden, schenkingen, subsidies, sponsoring, verkopen,... Elke nieuwe ontvangst moet worden ingevoerd door in de menubalk bovenaan 'Ontvangsten' > 'Nieuwe ontvangst' te kiezen.

Alle ontvangsten verschijnen na registratie in een overzichtsscherm welke u kan vinden onder het menu 'Ontvangsten' > 'Overzicht ontvangsten'. Nadat u een ontvangst registreert moet u ook nog aangeven op welke manier deze ontvangen werd. (Bv. in cash of op een bankrekening). U kan deze wijze van betaling registreren direct na ingaven van de ontvangst of op een later ogenblik door in het overzichtsscherm in de kolom "status" op "boek betaling" te klikken.

Penningmeester laat u ook toe om facturen op te stellen via het menu 'Ontvangsten' > 'Nieuwe ontvangst met opstellen factuur'. Eén keer de factuur is opgesteld zal Penningmeester deze automatisch als een ontvangst boeken en moet u dit niet meer zelf doen. Het opstellen van facturen is niet verplicht bij ontvangsten van leden of andere personen. Maar indien u bv. sponsoring krijgt van een bedrijf zullen zij hiervoor waarschijnlijk een factuur willen ontvangen.

Het boeken van uitgaven is zeer gelijkaardig aan het boeken van ontvangsten en u vindt onder de menu 'Uitgaven' gelijkaardige schermen. Nadat u een uitgave/aankoop heeft geboekt moet u, net zoals bij ontvangsten, aanduiden wanneer en hoe deze betaald werd in het overzichtsscherm.

Een volgende menu is 'Geldrekeningen'. Hier wordt het saldo van de bankrekening(en), cash voorraad en het saldo van een eventuele kredietkaart bijgehouden. Telkens als u de wijze van betaling van een ontvangst of uitgave registreert zal Penningmeester automatisch het saldo van de juiste rekening wijzigen. Via menu 'Betalingen' > 'Transfer tussen rekeningen' kan u Penningmeester laten weten dat u cash geld stort/opneemt van de bankrekening of dat u een overschrijving maakt tussen de verschillende rekeningen van de vzw.

Elk kwartaal moet u een BTW aangifte indienen indien de vzw niet vrijgesteld is van BTW. Penningmeester stelt deze BTW aangifte automatisch op op basis van de ingevoerde ontvangsten en uitgaven. Deze aangifte vindt u onder menu 'BTW' > 'Kwartaalaangifte'. Jaarlijks moet u ook een klantenlisting doorgegeven aan de BTW dienst en deze vindt u onder menu 'BTW' > 'Jaarlijkse klantenlisting'. In het uitzonderlijke geval dat de vzw ontvangsten heeft van EU bedrijven buiten België (bv een Nederlands bedrijf dat sponsort) moet u ook een Intracommunautaire opgave doorsturen aan de BTW dienst. Deze kan u ook onder het BTW menu vinden.

Verder moet de vzw ook elk kwartaal BTW storten aan de staat. Het bedrag van deze betaling is afhankelijk van de BTW aangifte en of de vzw eventueel nog een BTW saldo in haar voordeel heeft uitstaan bij de BTW administratie. Via het menu 'BTW' > 'Betaling BTW' kan u deze betalingen invoeren.

Elk jaar moet een vzw een jaarrekening neerleggen volgens een vast formaat. Deze jaarrekening vindt u terug via het menu 'Jaarrekening' > 'Jaarrekening'. De waarden in de jaarrekening zijn slechts correct nadat u alle ontvangsten en uitgaven van de vzw heeft geregistreerd in Penningmeester en ook de inventaris heeft ingevuld.

Één keer per jaar moeten alle bezittingen, schulden, rechten en plichten van de vzw worden ingevuld in de inventaris die u terugvindt via het menu 'Jaarrekening' > 'Inventaris'. Penningmeester vult reeds enkele items voor u in zoals de stand van de geldrekeningen en investeringen die werden aangekocht en worden afgeschreven. U moet zelf deze inventaris nog verder aanvullen. Een samenvatting van de inventaris wordt opgenomen in de jaarrekening

De resultatenrekening toont een samenvatting van de ontvangsten en uitgaven van de vzw en de eventuele winst of verlies per boekjaar. Alle bedragen in de resultatenrekening worden getoond excl. aftrekbare BTW. Een samenvatting van de resultatenrekening wordt opgenomen in de jaarrekening.